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La digitalisation des processus en entreprise : découvrez le Business Process Management

La digitalisation des processus est souvent l’unique moyen (et le plus efficace) dans les entreprises, petites ou grandes, de dématérialiser les échanges tout en s’assurant de procéder à un suivi rigoureux de toutes les étapes. Plusieurs solutions sont mises à la disposition des entreprises, comme le partage de données à l’aide du tableur Excel sur un FTP. Mais bon nombre d’entre elles comportent des risques considérables pouvant entraîner entre autres des failles de sécurité, des retards, de la perte d’information, une dégradation de la qualité, l’absence de traçabilité… Heureusement, des solutions logicielles existent pour assurer cette digitalisation, comme les logiciels de gestion des processus d’affaires (BPM pour Business Process Management). C’est le propos du présent article.

 

L’importance du Business Process Management

Si vous n’utilisez pas déjà le BPM, il se peut que vous soyez quelque peu en retard par rapport à vos concurrents. Les entreprises du monde entier reconnaissent l’importance des formulaires intelligents, des logiciels de workflow et des logiciels BPM pour aider à créer un environnement commercial hautement réactif, responsable et conforme. Ils prévoient investir dans des logiciels de workflow ou de BPM au cours des prochaines années. Ce qui est compréhensible car les avantages du BPM sont incontestables. Certains spécialistes avancent que même un engagement basique dans le BPM peut conduire à une amélioration de la productivité d’environ 12 % et permettre de se distancer considérablement de la concurrence. L’installation d’un logiciel BPM nécessite certes un investissement initial, mais au final, les avantages d’un tel outil sont hautement profitables.

 

Pourquoi se tourner vers le BPM pour la digitalisation des opérations en entreprise ?

Le Business Process Management évolue à mesure que les entreprises adoptent la transformation numérique. Il en est résulté une nouvelle structure de gestion moderne des processus qui englobe la technologie dans toutes les opérations. Les logiciels de BPM favorisent la transformation numérique et aident à améliorer

  • la productivité;
  • l’efficacité opérationnelle;
  • la satisfaction des employés;
  • le service à la clientèle;
  • les innovations en matière de produits et de services;
  • l’agilité (la souplesse dans les opérations);
  • la conformité et la transparence;
  • la prise de risques;
  • la cohérence, la répétabilité et la transférabilité;
  • la mesurabilité;
  • la durabilité;
  • l’intégration de la technologie.

Les trois types de logiciels BPM

  • Moniteur d’efficacité – Surveille chaque système de l’entreprise pour détecte toute faille dans les processus en les suivant du début à la fin. Le logiciel identifie avec précision les faiblesses et les goulots d’étranglement où les clients peuvent se sentir frustrés et interrompre leurs transactions sur-le-champ.
  • Solution logicielle BPM de workflow – Elle utilise des cartes détaillées d’un processus existant et essaie de les rationaliser en optimisant certaines étapes. Généralement, le logiciel BPM de workflow ne peut pas suggérer des améliorations au processus, seulement l’optimiser.
  • Outils d’intégration des applications d’entreprise – Un mélange de moniteur d’efficacité et de logiciel de workflow, les logiciels EAI sont utilisés pour intégrer les systèmes existants dans de nouveaux systèmes. Ce logiciel peut être utilisé pour cartographier les points d’intégration des anciens et des nouveaux systèmes, optimiser leurs caractéristiques de collecte de l’information et accroître l’efficacité des communications du système.

 

Un mot sur la norme BPMN 2.0

Le Business Process Management and Notation 2.0 – autrement nommé BPMN 2.0 – est le langage de modélisation unifié actuel servant à la conception des processus métier. L’objectif de cet outil, développé pour être compréhensible par tous les utilisateurs, a pour objectif de fournir un cadre permettant de décrire une opération d’une manière commune et simple à tous les utilisateurs et ce, peu importe l’outil utilisé. Comme la simplicité fait partie du but visé par le BPMN, il n’existe que trois objets de base, soit les tâches, les connecteurs et les événements. Ces éléments font partie de la classe objets de flux.

Mais simple ne veut pas dire simpliste. Le BPMN inclut des sous-catégories pour chacun des objets et offre la possibilité de décrire les opérations de façon détaillée.

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