Qui est donc vraiment le Project Management Officer ?
Combinant un rôle de coordinateur et de facilitateur, le Project Management Officer (PMO) a la charge de la réussite des projets IT avec des activités de surveillance et de contrôle. En plus de s’assurer de l’atteinte des objectifs du projet, il est également responsable du budget, du planning et de la qualité des livrables. Il gère le Projet Management Office, généralement inclus dans la Direction des systèmes d’information (DSI).
Les enjeux du pilotage de projets informatiques
Si la gestion de projets a des règles communes quel que soit le domaine concerné, lorsqu’il s’agit d’informatique, un paramètre additionnel est à prendre en compte : l’évolution des technologies. Pour les intégrer au mieux, de nouvelles formes de pilotage ont vu le jour comme les méthodes Agiles et la culture DevOps.
Avec les méthodes traditionnelles telles que Waterfall, le projet est géré de manière linéaire. Une tâche achevée est verrouillée et ne peut donc plus être modifiée. Ces contraintes sont souvent incompatibles avec des projets IT pour lesquels les exigences de départ vont s’affiner au cours de l’évolution des tâches. C’est pourquoi les méthodes Agiles, bien plus flexibles sont particulièrement adaptées pour la gestion des projets IT.
L’apport de la culture DevOps est également très important pour la gestion de projets IT. L’approche DevOps, composée d’outils et de pratiques spécifiques, combine le développement et les opérations. Ainsi, il est possible de proposer des produits plus fiables et plus performants en coordonnant et en faisant collaborer des départements normalement cloisonnés comme le développement, les opérations informatiques, la qualité et la sécurité.
Quel est le rôle du Project Management Office ?
Le Project Management Office est un département ou un service dont le rôle est de s’occuper des processus de gestion de projets IT, de programmes (moyens permettant d’atteindre un objectif) et de portefeuilles (ensemble de projets). Grâce à sa vision transversale, le Project Management Office s’assure que l’ensemble des projets IT sont en phase avec les objectifs stratégiques de la société. Le responsable du Project Management Office est le PMO.
Quelles sont les activités principales du Project Management Officer ?
Piloter ses projets IT implique souvent des profils dédiés, avec à la fois une connaissance IT et un bagage solide en termes de gestion de projets. Le PMO doit en effet être en mesure de :
Coordonner et affecter les ressources
Le responsable du Project Management Office coordonne l’intervention des différents participants au projet, élabore le planning et prend en charge son suivi. Il rédige les comptes-rendus des réunions et les transmet aux participants. Responsable du budget, il anticipe les risques et, si besoin, prend les décisions nécessaires lorsque des choix sont à faire.
Organiser les différentes tâches
Quand il a la responsabilité d’un portefeuille, il doit s’assurer que les différents projets se déploient d’une manière logique, coordonnée et efficiente.
Déployer les projets
En suivant l’avancée du projet, le Project Management Officer anticipe les éventuels problèmes qui pourraient ralentir le planning et trouve les solutions adaptées. Il s’assure également que les procédures et les méthodes définies initialement sont respectées, notamment concernant la qualité des livrables, le respect des échéances et du budget, etc.
Agir en tant que référant transverse
Le PMO a la charge de communiquer avec des interlocuteurs de différents services afin de les informer de l’avancement des projets les concernant. Il collabore aussi bien avec des prestataires externes qu’avec des collaborateurs internes des départements Finance, RH, Marketing ou de la DSI.
Les compétences d’un Project Management Officer
Afin de gérer au mieux les projets IT, le PMO doit avoir des connaissances techniques et maîtriser plusieurs logiciels dans différents domaines comme la gestion de la relation client (CRM), celle des processus opérationnels, notamment via un ERP et l’accroissement de la performance avec un outil de ticketing. Le Project Management Officer est aussi capable d’utiliser les méthodes financières, les outils de gestion budgétaire, les procédés de calcul des coûts, les logiciels de planification et la suite Office.
En plus de ces compétences techniques, le responsable du Project Management Office doit également être formé à la gestion de la documentation, de la qualité et des risques, à la résolution de problèmes complexes ainsi qu’à l’identification des talents et des compétences. Côté soft skills, la créativité, la collaboration ou encore la capacité à prendre des décisions au service de l’amélioration, font partie des compétences indispensables.
Les enjeux du métier de Project Management Officer
Le développement du poste de PMO est lié notamment à la transition numérique. Pour mettre tous leurs services à niveau, les sociétés élaborent des programmes se déclinant en projets qui vont être déployés de manière simultanée ou successive. Le PMO est là pour coordonner l’implémentation des différents projets.
Le rôle du Project Management Officer dépend alors de son expérience. Junior, il agit plutôt comme un assistant du chef de projet. Quant au PMO expérimenté, il peut gérer un portefeuille complet.
