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Le pilotage budgétaire (dans le Cloud) reste la clé de la performance dans les PME

La bonne santé financière d’une entreprise est essentielle à sa réussite : une réalité qui paraît évidente, mais que les entrepreneurs peinent parfois à saisir. Dès lors que le nombre de clients, partenaires et fournisseurs dépasse un certain seuil, les mesures prises au démarrage ne suffisent plus : il est donc vital pour toute structure aspirant à grandir d’anticiper ses besoins et de faire appel aux bons outils. En connaissant les contraintes potentielles et en évaluant leur besoin, elles éviteront ainsi les écueils d’une gestion trop légère.

 

La trésorerie et les budgets sont soumis à de nombreuses contraintes

Il est certes assez simple de garder une vue d’ensemble de la trésorerie d’une entreprise de petite taille : de nombreux entrepreneurs font alors appel à des fichiers Excel pour estimer la part d’actifs et de liquidités, et prennent des décisions importantes sur la base de ces données. Pour une entreprise de taille plus importante aux ambitions plus grandes, il est judicieux de se préparer à la multiplication des problématiques qui ne manquera pas d’apparaître en cas de croissance : rentabilité hétérogène en fonction des activités, pilotage de la masse salariale, réduction des délais de paiement clients, commandes additionnelles et dépenses imprévues, etc. peuvent bouleverser l’équilibre financier d’une entreprise.

Les questions de rentabilité, de marges ou de charges influencent elles aussi grandement la situation financière et doivent être connues avec précision par les décisionnaires. Ajoutons à cela la gestion des stocks, elle aussi essentielle et très fluctuante. L’entreprise doit enfin avoir connaissance de la périodicité de son marché, ou pouvoir identifier les baisses d’activité dès que celles-ci surviennent.
Lorsque l’on sait qu’une mauvaise gestion de trésorerie entraîne de fréquentes faillites, le réflexe doit être de songer aux solutions. L’outil Excel, si fréquemment utilisé, ne suffit pas lorsque l’activité s’intensifie : bien que capable de compiler efficacement des données, il n’offre pas de soutien aux responsables financiers en quête de données prévisionnelles. Sa lourdeur et la marge d’erreur importante qu’il génère sont en réalité des freins qui doivent être éliminés.

 

Quels enjeux lors de la transformation de sa gestion budgétaire ?

Une meilleure gestion budgétaire et un meilleur pilotage de la trésorerie prévisionnelle a plus d’un effet bénéfique : sur les résultats immédiats, certes, mais aussi sur la stratégie d’entreprise dans son ensemble. Armés de rapports complets et précis, les décideurs peuvent acquérir une meilleure connaissance de leur structure en mettant à contribution tous les managers.

  • Anticiper les besoins à plus long terme : Une fois éliminées les prévisions trop optimistes ou les restrictions inutiles, il devient possible d’entreprendre davantage. Viser de nouveaux marchés, investir, recruter ou prévoir des lancements au bon moment devient plus simple et se fait sereinement.
  • Mieux connaître sa chaîne de production et de distribution : Tout entrepreneur doit connaître les forces et lacunes de sa structure, même lorsqu’il s’agit d’une PME dont il ne connaît pas personnellement chaque intervenant. Un reporting bien illustré pointe les pôles moins performants et permet une prise de décisions plus éclairée, en même temps qu’une vue d’ensemble de la santé de l’entreprise.
  • Gérer la fluctuation d’activité durant l’année : si beaucoup d’entreprises sont soumises à une saisonnalité, des fluctuations légères et imprévues surviennent parfois : le reporting financier doit aider à les identifier plus rapidement et à réagir pour une meilleure rentabilité.
  • Eviter les erreurs : De nombreuses erreurs se glissent dans les rapports financiers générés via des outils non adaptés. Excel, notamment, qui brasse un volume de données important, est bien souvent à l’origine de coquilles. Des erreurs mineures qui peuvent pourtant prendre une ampleur bien plus grande en bout de chaîne et donner lieu à des décisions peu judicieuses pour l’entreprise.

 

Opter pour de nouveaux outils de pilotage budgétaire dans le Cloud

L’utilisation de nouveaux outils, plus spécialisés et performants, est évidemment la meilleure des solutions pour être mieux armé et souple sur son marché. Aujourd’hui, des solutions plus faciles à implémenter et à prendre en main représentent une vraie alternative à laquelle toutes les entreprises devraient avoir recours. Il existe des outils pour tous les besoins : les plus simples permettent de se limiter à la comptabilité dans le Cloud, en utilisant des fonctions approfondies et efficaces et une planification illustrée de très nombreuses manières voire . D’autres logiciels permettent de couvrir tous les besoins des entreprises de grande taille : stratégie financière, mais aussi stocks, achats et gestion du personnel sont actualisés en temps réel pour plus de souplesse. Certains outils en ligne sont enfin dédiés à des problématiques particulières, on peut citer par exemple les nouvelles solutions d’élaboration budgétaire dans le Cloud comme Anaplan.

Les solutions logicielles actuellement disponibles sur le marché offrent désormais une souplesse maximale : accès via le Cloud, intégration avec les outils de facturation, CRM et ERP existants, simulation de potentiels scénarios, sécurisation des accès aux comptes bancaires et prévisions clairement illustrées ne sont que quelques unes des fonctionnalités proposées. Ces outils s’adressent aux entrepreneurs et responsables financiers de tous horizons grâce à une approche plus simple et didactique que jamais. Beaucoup ajoutent à cela des possibilités de travail collaboratif, une pratique aujourd’hui très répandue et pouvant accélérer grandement la croissance de l’entreprise.

Autre grand atout de ces solutions : en fonction des possibilités offertes, il est facile de trouver une réponse qui vous convient à un tarif adapté. Les différents outils sont généralement disponibles moyennant un forfait mensuel allant de quelques dizaines à quelques centaines d’euros. Le nombre de fonctionnalités disponibles, les possibilités de projection, l’accompagnement lors de l’implémentation et le suivi de l’utilisation de l’outil jouent sur le tarif final et peuvent être sélectionnées presque à la carte. Il existe donc forcément une solution permettant de mieux piloter votre budget.

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